Dokumentiranje je često neophodan zadatak za posao i kod kuće. Ako predugo preskačete ulaganje, možete skupiti veliki hrpu papira za čije će sortiranje biti potrebni sati ili čak dani. Da ne biste pretrpali pretinac pristigle pošte, pregledajte sve papire koje svakodnevno primate. Zatim stvorite sustav arhiviranja koji vam odgovara. Upotrijebite svoj sustav za razvrstavanje papira kako biste mogli lako pristupiti važnim dokumentima kad god trebate!
Koraci
Metoda 1 od 3: Rukovanje dnevnim prilivom papira
Korak 1. Izradite središnju ulaznu kutiju za držanje papira sve dok ih ne možete sortirati
U središnjoj kutiji svaki dan stavljate sve papire koji vam se nađu na stolu ili u poštanskom sandučiću. To vam može pomoći da ostanete organizirani sve dok nemate vremena za sortiranje i rukovanje svakom stavkom.
- Možete koristiti malu kartonsku kutiju kao središnju ulaznu kutiju ili u tu svrhu nabaviti posebnu kutiju, košaru ili ladicu.
- Stavite kutiju na kut vašeg stola, na stol blizu vaših ulaznih vrata ili negdje drugdje vidljivo kako na nju ne biste zaboravili.
Korak 2. Svakodnevno pregledavajte pristiglu poštu i odložite važne stavke
Pogledajte svaki predmet u pretincu jednom dnevno kako biste potražili stavke koje zahtijevaju vašu neposrednu pozornost. To mogu uključivati račune koji uskoro dospijevaju, pozive za zabave ili obrasce osjetljive na vrijeme. Odložite ove stavke kako biste se odmah mogli pobrinuti za njih.
Možda ćete htjeti nabaviti drugu kutiju različite boje od prve u koju ćete staviti hitne stavke. Na primjer, mogli biste dobiti crveni okvir koji označava da su to hitne stavke
Korak 3. Stavite stavke koje želite podnijeti u okvir za podnošenje datoteka
Treću kutiju držite pored središnje kutije za hitne slučajeve i kutije za hitne slučajeve. Koristite ovo kao mjesto za prikupljanje stavki koje želite podnijeti. To će vam pomoći da ih organizirate dok ne budete spremni za arhiviranje.
Uvjerite se da je ova kutija drugačije boje od ostalih kutija. U suprotnom, možete pomiješati kutije
Korak 4. Nepotrebne predmete bacite u kantu za recikliranje papira
Svaka neželjena pošta ili drugi nebitni predmeti koji završe u vašoj kutiji mogu ući izravno u kantu za recikliranje. Identificirajte ove stavke dok pregledavate dokumente i odmah ih premjestite u kantu kako biste lakše ostali bez pretrpanosti u kutiji.
- Kantu za recikliranje držite na podu kako je ne biste pobrkali s ostalim kutijama.
- Ako bilo koji od nepotrebnih predmeta sadrži osobne podatke, usitnite ih prije odlaganja.
Metoda 2 od 3: Odabir sustava arhiviranja
Korak 1. Odredite mjesečnu i dnevnu datoteku ako imate puno zadataka za upravljanje
To je poznato kao sustav arhiviranja Tickler i odličan je način da pratite što trebate raditi svaki dan. Odredite mapu datoteka za svaki mjesec i mapu za svaki dan u mjesecu. Zatim umetnite stavke u datoteke. Stavite stavke prema datumima koji su vam potrebni za rad na njima.
Na primjer, ako trebate platiti račun 23. rujna, umetnite račun u mapu za taj datum
Korak 2. Mape datoteka po abecedi kako bi važni dokumenti bili pri ruci
Abecedni unos koristan je za pronalaženje datoteka za pojedinačne ljude, tvrtke ili subjekte. Ovo bi moglo biti idealno ako imate puno kupaca i želite voditi evidenciju o svakom od njih, ili ako želite jednostavan način upravljanja spisima doma.
- Svakako prvo postavite prezime pojedinaca na oznake datoteka, poput "Jones, Susan" ili "Watson, David".
- Zanemarite riječi poput "The", "A" i "An" prilikom podnošenja prema nazivu tvrtke. Na primjer, ako imate klijenta čije se poslovanje zove "Božica kolača", podnesite datoteku prema "C" u "Torta", a zanemarite "T" u "The" prilikom podnošenja.
Korak 3. Odaberite numerički sustav arhiviranja za kratkoročne potrebe podnošenja
Ako imate kratkoročni projekt za koji želite voditi evidenciju, tada bi najbolje mogao funkcionirati sustav numeričkog arhiviranja. To je kada svakom dokumentu dodijelite broj i uložite ga prema broju. Međutim, imajte na umu da ćete također morati pratiti koji dokument odgovara kojem broju, na primjer pomoću proračunske tablice.
- Na primjer, sve stavke koje ste primili u tjednu 14. ožujka možete dodijeliti datoteci s oznakom 1, zatim sve stavke za tjedan 21. ožujka u datoteci s oznakom 2 itd.
- Druga je mogućnost označiti datoteke prema datumu i organizirati ih kronološki. Na primjer, stavke primljene 2. svibnja 2018. mogle bi se čuvati u datoteci s oznakom 02.5.2018.
Korak 4. Označite datoteke bojama kako biste brzo i jednostavno pronašli stavke
Odredite boju svakoj kategoriji datoteka. To će vam pomoći da na prvi pogled pronađete kategoriju datoteka.
- Na primjer, koristite crvenu boju za medicinske račune, plavu za poreze, a zelenu za osiguranje.
- Za označavanje numeričkih ili abecednih datoteka u boji dodijelite boju numeričkom ili abecednom rasponu, kao što su datoteke 1-25 ili A-G zelene, 25-50 ili H-M ljubičaste i 50-75 ili N-R žute.
Korak 5. Uključite dodatne relevantne informacije u mapu datoteke
Dodavanje dodatnih informacija za opis sadržaja datoteke ili bilo koja potrebna radnja također će pomoći da vaš sustav arhiviranja bude učinkovitiji. Da biste to učinili, možda želite dodati 1 ili više sljedećih stavki:
- Broj datoteke ili naziv
- Naslov datoteke
- Datum otvaranja i zatvaranja datoteke
- Naziv odjela ili tima
- Broj računarskog zapisa
- Datum odlaganja i način odlaganja
Metoda 3 od 3: Organiziranje radova u datoteke
Korak 1. Postavite najnoviji dokument na vrh datoteke
U tome će vam pomoći datum koji je naveden u dokumentu. Nakon što ste pripremili svoje dokumente i postavili sustav arhiviranja, možete početi stavljati stavke u datoteke. Uvijek pazite da najnoviji dokumenti za svaku datoteku budu na vrhu kako bi im bilo lako pristupiti.
Na primjer, ako imate dosje za osiguranje svog vlasnika kuće, tada biste htjeli staviti najnoviji zapis o osiguranju vašeg plaćenog vlasnika na vrh datoteke
Korak 2. Držite priloge s dokumentima na koje se odnose
Ako imate relevantne potvrde ili druge dokumente koje morate čuvati zajedno s drugim dokumentom, svakako ih držite zajedno u istoj datoteci. Možda ćete čak htjeti spajati privitke ili spajalice na stražnjoj strani dokumenta.
Na primjer, ako imate račun za plaćanje računa za struju, spojite ga sponom iza računa u slučaju da ga trebate uputiti
Korak 3. Stavite velike dokumente u zasebne omotnice
Ove omotnice možete podnijeti iza datoteka s kojima su povezane. Na prednjoj strani omotnice obavezno priložite opis sadržaja. To će vam pomoći ukloniti nered u datotekama i poboljšati učinkovitost vašeg sustava arhiviranja.
Na primjer, ako imate nacrte projekta na kojem radite, mogli biste ih staviti u veliku omotnicu
Korak 4. Uložite izvorni dokument i zbrinite sve kopije
Nepodnošenje duplikata pomoći će spriječiti zabunu kada tražite stavku u svojim datotekama. Ako naiđete na duplikate, zbrinite ih i samo arhivirajte izvorni dokument.
Ako niste sigurni koji je dokument izvornik, možda ćete morati predati obje stavke kako biste bili sigurni da imate izvornik. Međutim, pokušajte to ne činiti prečesto jer će se vaše datoteke brzo skupiti
Savjeti
- Ako niste sigurni hoćete li stavku predati ili reciklirati, zadržite je 30 dana, a zatim je ponovno procijenite.
- Skeniranje dokumenata koji nisu bitni još je jedan dobar način da uklonite nered u papiru, a da pri tome i dalje zadržite podatke u dokumentu u slučaju da vam zatrebaju.
